Exact Financials (v3)

Finance Manual - Betalingsherinneringen versturen

Betalingsherinneringen versturen

Inleiding

Als de vervaldatum van een openstaande post is verstreken, moet u controleren waarom de desbetreffende debiteur niet heeft betaald. Of u besluit om een betalingsherinnering te sturen, hangt af van de manier waarop u uw debiteurenadministratie voert.

Procedure

• Layouts voor betalingsherinneringen definiëren: De beschrijving van de instellingen geeft enige algemene informatie over de conventies die u moet volgen bij de naamgeving van layouts. 
• Gegevens betalingsherinnering debiteuren bepalen: Naast het vastleggen van een aantal instellingen moet u ook aanvullende gegevens invoeren voor de debiteur aan wie u betalingsherinneringen wilt sturen.
• Openstaande posten voor betalingsherinneringen controleren: Om te controleren welke openstaande posten worden meegenomen in de betalingsherinneringen die u gaat afdrukken.
• Openstaande posten aanpassen: Om een aantal gegevens in de openstaande posten te veranderen.
• Betalingsherinneringen afdrukken: Om ten minste een paar proefherinneringen af te drukken; zo kunt u, voordat u de definitieve betalingsherinneringen afdrukt, controleren of de informatie correct op de betalingsherinneringen verschijnt. U kunt proefherinneringen ook gebruiken voor archiveringsdoeleinden.

Instellingen betalingsherinneringen definiëren

U kunt verschillende soorten betalingsherinneringen naar debiteuren sturen, zoals een eerste herinnering, een waarschuwing en een laatste waarschuwing. Voor iedere soort betalingsherinnering moet u een lay-out aanmaken.

Welke specifieke lay-out moet worden gebruikt, wordt voor iedere openstaande post automatisch bepaald. Hiertoe wordt er voor iedere openstaande post een volgnummer bijgehouden, ofwel de lay-outcode. Drukt u eenmaal de definitieve betalingsherinnering af voor een openstaande post, dan wordt bij het volgnummer '1' opgeteld.

Voorbeeld

Voor een bepaalde openstaande post zijn er nog geen betalingsherinneringen verstuurd. Het volgnummer is dus '1'. Wanneer u een definitieve betalingsherinnering afdrukt, wordt de herinnering lay-out behorend bij volgnummer '1' gebruikt en verandert het volgnummer in '2'. Bij de volgende betalingsherinnering voor deze bepaalde openstaande post wordt de herinneringlay-out behorend bij volgnummer '2' gebruikt.

Eerst kunt u in [Debiteuren, Betalingsherinneringen, Koppelen lay-outs] de volgorde van de herinneringlay-outs aangeven.

De gemaakte koppelingen alleen van toepassing op de administratie waarin deze zijn aangemaakt. De koppelingen dienen dus per administratie te worden aangemaakt.

Het is niet noodzakelijk om een standaard koppeling aan te maken. Indien er geen standaard koppeling aanwezig is kan een standaard lay-out voor de herinneringsrun tijdens het afdrukken worden geselecteerd. Indien u wel een standaard koppeling wenst te maken kunt u in het tabblad 'Debiteur' het cijfer nul invullen in het veld debiteur, het volgnummer en tot slot de standaard lay-out. Het cijfer "0" in het veld debiteur geeft dus aan dat het om een standaard koppeling gaat.

U koppelt lay-out in de volgorde debiteur, taalcode, categorie. Deze volgorde debiteur, taalcode, categorie is terug te vinden in de user interface doordat in de applicatie koppelen lay-outs drie tabbladen tot uw beschikking staan, te weten debiteur, taalcode en categorie. In navolging van bovenstaande functionaliteit wordt de koppeling van de lay-out aan de openstaande post een debiteur als volgt bepaald: ten eerste wordt gekeken of aan de debiteur van de desbetreffende openstaande post een specifieke lay-out is gekoppeld. Is dit het geval dan wordt de specifieke debiteur/lay-out koppeling gebruikt. Indien er geen specifieke debiteur/lay-out koppeling aanwezig is, dan wordt gekeken of er aan de taalcode (die in onderhoud debiteuren is gekoppeld aan de desbetreffende debiteur) een specifieke lay-out is gekoppeld. Is dit het geval dan wordt deze specifieke taalcode/lay-out koppeling gebruikt. Indien dit niet het geval is, wordt gekeken of aan de categorie (die in onderhoud debiteuren is gekoppeld aan de desbetreffende debiteur) een specifieke lay-out is gekoppeld. Is dit het geval dan wordt de specifieke categorie/lay-out koppeling gebruikt. Indien dit niet het geval is dan wordt gekeken of er een standaard lay-out is gedefinieerd. Indien dit zo is dan wordt deze standaard lay-out gebruikt om u openstaande op af te drukken. Indien u geen enkele koppeling heeft aangemaakt wordt tijdens het afdrukken van de herinnering of van de controlelijst gekeken welke lay-out u wenst te gebruiken zoals geselecteerd in de applicatie [Debiteuren, Betalingsherinneringen, Controlelijsten] of in de applicatie Debiteuren [Betalingsherinneringen, Afdrukken herinneringen].

Voorbeeld

• Er moeten betalingsherinneringen worden afgedrukt in verschillende talen

  Maak alle noodzakelijke lay-outs. Heeft u 4 soorten herinneringen en 5 talen, dan moet u 20 lay-outs aanmaken. Zorg er voor dat de taalcode en het volgnummer terugkomen in de naam van iedere lay-out.

  Voorbeeld

  De taalcode voor Engels is 'EN' en voor Spaans 'ES'. Heeft u vier soorten betalingsherinneringen, dan gebruikt u de volgende bestandnamen: REM1EN (betalingsherinnering 1 Engels), REM2EN, REM3EN, REM4EN en REM1ES (betalingsherinnering 1 Spaans), REM2ES, REM3ES, REM4ES.

  Koppel in [Debiteuren, Herinneringen, Koppelen lay-outs] de betalingsherinneringen in de juiste volgorde voor alle vereiste talen.

• De soort betalingsherinnering hangt af van de debiteur

  Koppel de vereiste betalingsherinneringen in [Debiteuren, Herinneringen, Koppel lay-outs].

Gegevens betalingsherinneringen debiteuren bepalen

Voor iedere debiteur moet u enige aanvullende gegevens invoeren [ Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud debiteuren ].

Openstaande posten voor betalingsherinneringen controleren

Voordat u betalingsherinneringen afdrukt, kunt u controleren welke openstaande posten zullen worden opgenomen, in [Debiteuren, Betalingsherinneringen, Controlelijsten]. Verander zo nodig de enkele gegevens in [ Debiteuren, Betalingsherinneringen, Wijzigen openstaande posten ].

De selectievelden zijn ook beschikbaar in [Debiteuren, Betalingsherinneringen, Afdrukken herinneringen].

Openstaande posten wijzigen

Voordat u de betalingsherinneringen werkelijk afdrukt, kunt u een openstaande post van de herinnering schrappen of een aantal gegevens van de openstaande posten veranderen, zoals de vervaldatum van de factuur. Bedenk dat het hier om permanente veranderingen gaat, dat wil zeggen veranderingen die niet alleen gelden voor het afdrukken van betalingsherinneringen, maar worden opgeslagen met de openstaande post.

Betalingsherinneringen afdrukken

Gebruik [Debiteuren, Betalingsherinneringen, Afdrukken Herinneringen] om betalingsherinneringen af te drukken. Druk bij voorkeur ten minste een paar proefherinneringen af; u kunt zo controleren of de informatie correct op de betalingsherinneringen verschijnt. U kunt proefherinneringen ook gebruiken voor archiveringsdoeleinden.

In [Debiteuren, Betalingsherinneringen, Afdrukken Herinneringen] bevinden zich twee tabbladen. In het eerste tabblad bepaalt u op basis van debiteur, taalcode en categorie welke openstaande posten u wenst mee te nemen in de herinneringenlijst. Vervolgens kunt u deze selectie verfijnen in het tabblad "voorkeuren". De door u gestelde waarden in het tabblad "voorkeuren" worden opgeslagen zodra uw de applicatie verlaat. Dit betekent dat wanneer u wederom de applicatie "voorkeuren" benadert instellingen zijn weergegeven zoals u deze de keer daarvoor heeft ingesteld. Ter verduidelijking worden hier de effecten op uw herinneringenlijst van elke optie besproken.

Meest gestelde vragen

• Ik heb openstaande posten voor een debiteur, die echter niet worden meegenomen als ik betalingsherinneringen afdruk. Hoe kan dit?

  U hebt waarschijnlijk (Incasso) in 'Betalingswijze' in [Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud debiteuren], op tabblad 'Bank' geselecteerd om aan te geven dat deze debiteur is opgenomen in een incasso-opdracht. Kies een andere waarde.

Finance Manual > Inhoud > Betalingsherinneringen versturen